事務所開業の話15　「途中経過の報告」

以前「業務の受注時」「業務の終了時」についてのお話をしました。※１
今回は「業務途中の報告=途中経過の報告」の必要性についてお話します。

これは、ビジネスマンの基本必聴用語として、よく言われるところの、「報告・連絡・相談」（ほうれんそう）です。

行政書士の業務の中では、帰化や永住許可のように、1年から長い時には1年半ぐらいかかる時も有ります。

帰化申請は、その期間中に少なくともお客さまとの接触回数が5，6回はあるでしょうから、途中報告というのは不用かもしれません。

しかし、そうでない時は、途中経過報告は必須です。
それが無いと、お客様はいったいどうなっているのかと当然不安になるものです。
喩えストレートに業務が進んでいても、不安と言うものは時として発生してきます。
お客様との信用を得るためにも、こまめな対応は、貴方の信頼を得ます。

時として、日行連にも業務を引き受けたまま、業務の前金を払っているにも関わらず何もしていないと言う事で、訴えられたのでしょうが、業務の一時停止が有ったと言う様な事例が、報告されています。

それは、その士業だけでなく、業界全体の信用にも関わる事になります。
文書でなくとも、電話や、メールの類で相手と連絡を出来るだけ蜜にしておきましょう。

下記に途中経過報告の案内文を例示したいと思います。

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　　　　業務報告書（途中経過）　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2022年1月30日

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　行政書士○○事務所
　　　　○○ｘｘ様　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　岐阜県岐阜市岐阜町１２３
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　電話　　058（123）4567

現在お受けしております「・・・・・・・」業務について、現在下記のようになっており

ますことをご報告いたします。

　　　　　●●●●　　　　　XXXX 作成中。

　　　　　完了予定＝5月20日頃。

　上記について、ご質問・ご意見ご御座いますれば、いつでもご連絡下さい。　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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※１事務所開業の話12　「業務の受領・終了」